“Hej, a mund t’i bëjmë takimet më të shkurtra dhe më tërheqëse?”
Është një pyetje që CEO i softuerit Jim Szafranski merr shumë nga klientët, të cilët variojnë nga startup-et deri tek kompanitë e Fortune 100.
Szafranski drejton Prezi, teknologjia e të cilit i lejon drejtuesit të shtojnë pamje vizuale dhe animacione në prezantimet dhe takimet me video. Gjithnjë e më shumë, klientët po kërkojnë këshilla për reduktimin e kohës së takimeve të drejtpërdrejta deri në 15 minuta, tha ai, duke folur për CNBC përmes një video telefonate.
“Ajo që ata po kërkojnë të bëjnë është… të rrisin lidhjen midis punonjësve, të kenë produktivitet më të mirë nga ato takime dhe të përpiqen të reduktojnë këto probleme të rraskapitjes që janë… [për shkak të] konceptit të lodhjes së Zoom.”
Szafranski ka disa këshilla për klientët e tij, duke përfshirë mbajtjen e takimit paraprakisht, në një kohë që i përshtatet secilit pjesëmarrës, kështu që kur të ndodhë mbledhja live është më efikase. Një mënyrë për ta bërë këtë është që personi që drejton mbledhjen të regjistrojë një video të shkurtër për të shpjeguar pikën e saj dhe vendimet që duhet të merren. Kjo e bën hostin të përqendrohet, tha Szafranski: “Nëse do të dërgoni diçka para kohe për takimin, më mirë të keni menduar për të.“
Klientët e Prezi nuk janë vetëm: Rreth gjysma e drejtuesve të anketuar nga konsulenti Korn Ferry në vitin 2019 thanë se kalimi i tepërt i kohës në takime i largon ata nga puna.
Ndërkohë, një studim i Microsoft-it i valëve të trurit tregoi se takimet gjysmë ore, të njëpasnjëshme, rritën stresin te pjesëmarrësit – dhe kompania uli standardet e gjatësisë së takimeve të Outlook si rezultat në 2021.
Dërgimi i informacionit paraprak me video ose bashkëpunimi përmes një sistemi në internet si Google Docs është efektiv për komunikimin “asinkron”, sipas Szafranski, kur stafi mban orë të ndryshme në varësi të zonës së tyre kohore ose mënyrës se si duan të strukturojnë ditën e punës. Brenda Prezi, të pranishmit në takim do të shtojnë temat që duan të diskutojnë në një dokument të drejtpërdrejtë dhe do të “zhbëjnë” temat me të cilat mund të merren përpara takimeve, tha Szafranski.
Nga 1 shkurti, Prezi do të ndalojë gjithashtu mbajtjen e takimeve të mërkurën për të lejuar 300 punonjësit e saj në 13 vende të kenë “kohë rrjedhjeje” të pandërprerë, tha ai, që do të thotë se njerëzit mund të “shtyjnë fort” për dy ditë, të rindërtojnë energjinë e tyre dhe të mbledhin mendimet në mesjavë, dhe më pas vazhdoni të punoni më intensivisht për ditët e mbetura.
Shmangia e mungesës së lidhjes
Martin Smith është CEO i firmës teknologjike PR Sonus, një kompani që po kërkon gjithashtu të drejtojë takimet në mënyrë më efikase.
Smith vendosi të zëvendësojë një takim të rregullt të të gjithë stafit me takime 15-minutëshe të hënën, që ekipet të konsultohen me klientët përkatës. Kjo bëri që punonjësit të shmangnin uljen gjatë bisedave të jashtme dhe gjithashtu e ndihmuan Smithin të përmirësonte orarin e tij. “Duke shkuar nga një takim në një takim [më parë]… në fakt kishte shumë pak kohë për t’u ulur, shkruar ose menduar… [tani] i kam këto boshllëqe të mëdha në kalendarin tim ku mund të përqendrohem në të vërtetë,” tha ai për CNBC përmes video telefonate.
Biznesi ka zgjedhur disa klientë të rinj në muajt e fundit dhe tani përdor software-in e integrimit ClickUp për të drejtuar projekte dhe për të ndihmuar stafin e tij me bazë në SHBA dhe në Mbretërinë e Bashkuar të komunikojnë në mënyrë efektive. Sistemi i ri, i kombinuar me takimet më të shkurtra, ka rritur “profesionalizmin” e biznesit, tha Smith. “Të jemi në gjendje të paraqesim një qasje më të strukturuar dhe më të menduar për [klientët] na ndihmon të jemi më ‘të ngjitur’,” shtoi ai.
Kompania e software-it Zapier ka qenë plotësisht e largët që kur u themelua në vitin 2011 dhe tani ka një fuqi punëtore prej rreth 500 njerëz në 38 vende. Ekipet individuale zhvillonin takime të shkurtra ditore mbi Zoom – të njohura në industrinë e teknologjisë si “standups” – ku secili person përditësonte kolegët për atë që kishte bërë gjatë ditës së kaluar, atë që planifikonte të bënte gjatë ditës së ardhshme dhe çdo problem ata kishin.
Por, në një postim në blog të vitit 2020, Zapier shpjegoi se si qëndrimet e tij ndonjëherë dilnin “nga binarët” dhe hynin në një bisedë të detajuar inxhinierike midis dy pjesëmarrësve që mund të ishin të parëndësishme për pjesën tjetër të ekipit.
Kështu, kompania e hoqi atë stil takimi dhe e zëvendësoi atë me komunikimin me tekst, të menaxhuar nga një bot duke përdorur software-in Geekbot në aplikacionin e mesazheve Slack. Bot i nxit anëtarët e ekipit të ofrojnë përditësime për punën që kanë bërë dhe çdo problem, dhe stafit i duhet vetëm rreth një minutë apo më shumë që të ndajë përparimin e tyre.
I pyetur nëse mbështetja në aplikacionet e mesazheve do të thotë që njerëzit duhet të përballen me njoftime të pafundme, Brandon Sammut, shefi i burimeve njerëzore të firmës, sugjeron organizimin e kanaleve Slack sipas subjektit dhe inkurajimin e njerëzve që të përdorin emoji për reagime të shpejta. “Kur gjithçka tjetër dështon, nëse e gjeni veten në një fill të pafundëm Slack që duket se nuk po arrin një zgjidhje, kjo është një shenjë e mirë se është koha për të planifikuar një takim në Zoom,” tha ai për CNBC përmes emailit.
Zapier përdor gjithashtu automatizimin për të drejtuar takime të përsëritura. “Ne kemi automatizime që krijojnë një axhendë, ua dërgojnë atë pjesëmarrësve përpara kohe për ta përfunduar dhe rishikuar, dhe u dërgojmë njerëzve një link Zoom përpara takimit,” tha Sammut. “Automatizimi na bën më produktivë gjatë takimeve tona, kështu që ne mund të fokusohemi në diskutimin e ideve në vend të futjes dhe rishikimit të përditësimeve.”
Personalisht
Robert Chmielewski, CEO i website-it startup të pasurive të paluajtshme ShareSpace, beson se takimet personale funksionojnë më mirë se formatet e shkruara. “Ato bëhen më së miri personalisht për shkak të aftësisë së tyre për të përcjellë emocione, ide dhe çiltërsi. Forma e shkruar rrezikon që shumë informacion të humbasë në përkthim,” tha ai për CNBC përmes emailit.
Ekipi i Chmielewski përdor një proces me tre hapa për t’u siguruar që takimet të jenë të shkurtra dhe efikase. Organizatorët duhet së pari të “përcaktojnë një qëllim të qartë”, tha ai. Më pas, nëse nevojitet një takim, ata vendosin një axhendë dhe shtojnë pyetje për temat që duan të diskutojnë. “Ne konstatojmë se pyetjet janë më të sakta se deklaratat. Nëse pyetjet janë të gjera dhe nuk mund të përmblidhen në një e-mail të shkurtër, organizatori ka prova të mëtejshme se takimi është në rregull,” tha Chmielewski. “Kohëzgjatja 15-minutëshe është vetëm një rezultat, jo qëllimi kryesor,” shtoi ai.
Procesi me tre hapa shmang përgjigjen klasike “mund të kishte qenë një email” për disa takime, shtoi ai. “Përkundrazi [ne] nuk shkaktojmë kurrë keqkomunikim duke dërguar email-e që duhet të ishin takime.”
Burimi: CNBC
