Takimet në punë duhet të ndihmojnë në zgjidhjen e problemeve dhe marrjen e vendimeve, por shpesh përfundojnë duke konsumuar kohën që punonjësit kanë në dispozicion për detyrat e tyre. Një takim që zgjat një orë pa qenë nevoja, pjesëmarrës që nuk kanë arsye të jenë aty dhe diskutime që përsëriten janë disa nga problemet më të zakonshme në ambientet e punës.
Sipas raportit të vitit 2026 për kompanitë më të vlerësuara në botë, të përgatitur nga Korn Ferry dhe revista Fortune, dy të tretat e drejtuesve i konsiderojnë takimet si burimin kryesor të humbjes së kohës. Ndërkohë, të dhënat e Microsoft tregojnë se gjysma e takimeve zhvillohen në oraret 09:00–11:00 dhe 13:00–15:00, duke ndërprerë pikërisht periudhat kur shumë punonjës mund të përqendrohen te puna.
Eksperti i komunikimit në drejtim, John Bowe, i cili këshillon kompani dhe ekipe për të përmirësuar mënyrën e komunikimit, propozon katër ndryshime për ta bërë këtë proces më efikas.
1. Rishikoni takimet që përsëriten çdo javë
Një takim i planifikuar dikur për një arsye të caktuar mund të vazhdojë për muaj me radhë, edhe kur nuk është më i nevojshëm. Bowe sugjeron që kompanitë të shqyrtojnë nëse çdo takim duhet të zhvillohet realisht, nëse duhet të mbahet çdo javë dhe nëse të gjithë pjesëmarrësit kanë nevojë të jenë të pranishëm. Edhe kohëzgjatja mund të shkurtohet me 20% ose 50%, në vend që çdo diskutim të planifikohet automatikisht për 30 apo 60 minuta.
2. Mos organizoni takim pa një objektiv të qartë
Çdo takim duhet të ketë një qëllim konkret dhe një person përgjegjës për organizimin e tij. Pjesëmarrësit duhet të dinë paraprakisht pse po mblidhen, çfarë duhet të diskutojnë dhe me çfarë përfundimi pritet të dalin. Eksperti bën dallimin mes një teme dhe një objektivi: “marketingu i tremujorit të tretë” është thjesht një temë, ndërsa “përzgjedhja e dy fushatave që do të financohen” është një objektiv që kërkon vendimmarrje.
3. Flisni shkurt dhe drejtpërdrejt
Një tjetër mënyrë për të kursyer kohë është të shmangen shpjegimet e gjata dhe përsëritja e informacionit që të gjithë e dinë. Bowe këshillon që përgjigjja ose përfundimi të thuhet fillimisht, përpara se të jepen hollësitë dhe argumentet mbështetëse. Në vend që një punonjës të tregojë të gjithë historinë e komunikimit me një klient, mund të nisë drejtpërdrejt me informacionin kryesor: “Klienti do të marrë vendimin të mërkurën e ardhshme”.
4. Kërkoni mendimin e pjesëmarrësve pas takimit
Për të kuptuar nëse një takim ka qenë i dobishëm, drejtuesit duhet të pyesin pjesëmarrësit se çfarë përfundimi morën prej tij dhe çfarë mund të ishte bërë më shkurt ose më mirë. Nëse secili largohet me një kuptim të ndryshëm të vendimeve të marra, atëherë takimi nuk e ka përmbushur plotësisht qëllimin.
Bowe sjell si shembull një ekip me të cilin ka punuar, që arriti të reduktonte kohën e takimeve me rreth 25% pasi zbatoi këto ndryshime dhe krijoi zakone të reja komunikimi.
Sipas ekspertit, problemi nuk qëndron domosdoshmërisht te njerëzit, por te mënyra si organizohen takimet. Kur ato kanë një qëllim të qartë, pjesëmarrësit e duhur dhe një kohëzgjatje të arsyeshme, punonjësit fitojnë më shumë hapësirë për të bërë atë që në të vërtetë kanë për detyrë: punën./Businessmag
